Протягом якого терміну передаються облікові справи юридичної особи та ФОП у разі зміни місцезнаходження?

Головне управління ДПС у Запорізькій області, опубліковано 31 липня 2023 о 17:00 Розділ: Новини

Відповідно до пункту 10.1 розділу X Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, процедура зміни контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків, території територіальної громади або державної податкової інспекції, яка є структурним підрозділом контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків, передбачена розділом X Порядку № 1588, проводиться у разі зміни місцезнаходження або місця проживання платника податків, включення/не включення до Реєстру великих платників податків, реорганізації чи ліквідації контролюючих органів, внаслідок чого відбувається зміна:

1) контролюючого органу за основним місцем обліку платника податків.

У такому випадку контролюючими органами за попереднім та новим місцезнаходженням (місцем проживання) або місцем обліку платника податків проводяться процедури відповідно зняття з обліку/взяття на облік такого платника податків згідно з пунктами 10.6 – 10.21 розділу X Порядку № 1588;

2) ДПІ обслуговування, яка виконує реєстрацію та облік платників податків (без зміни контролюючого органу) згідно з Порядком № 1588. 

У такому випадку контролюючий орган вносить відповідні зміни до Єдиного банку даних юридичних осіб або Реєстру самозайнятих осіб згідно з пунктом 10.25 розділу X Порядку № 1588;

3) коду території територіальної громади згідно з Кодифікатором адміністративно-територіальних одиниць та територій територіальних громад (далі – КАТОТТГ), що відповідає податковій адресі платника податків.

У цьому випадку платник податків обліковується в контролюючих органах з урахуванням особливостей, визначених п. 10.2 розділу X Порядку № 1588.

Пунктом 10.15 розділу X Порядку № 1588 визначено, що контролюючий орган за попереднім місцезнаходженням (неосновне місце обліку) передає облікову справу платника податків та інші документи щодо адміністрування податків, зборів контролюючому органу за основним місцем обліку у такі строки:

після закінчення бюджетного періоду стосовно платників податків, визначених у пункті 10.13 розділу X Порядку № 1588; 

протягом двох робочих днів після зняття з обліку в інших випадках.

Згідно з пунктом 10.13 розділу X Порядку № 1588 суб’єкт господарювання після зняття з обліку в контролюючому органі за попереднім місцезнаходженням продовжує обліковуватись та сплачувати податки з урахуванням пункту 10.2 розділу X Порядку № 1588.

Пунктом 10.2 розділу X Порядку № 1588 визначено, що у разі зміни місцезнаходження суб’єктів господарювання – платників податків сплата визначених законодавством податків і зборів після реєстрації здійснюється за місцем попередньої реєстрації до закінчення поточного бюджетного періоду (календарного року). 

Якщо внаслідок зміни місцезнаходження щодо юридичної особи (крім юридичних осіб, які включено до Реєстру неприбуткових установ та організацій) або фізичної особи – підприємця змінюється територія територіальної громади, такий платник податків обліковується з відповідною ознакою та визначенням коду території територіальної громади згідно з КАТОТТГ, що відповідає:

попередньому місцезнаходженню платника податків – до закінчення бюджетного періоду;

новому місцезнаходженню платника податків – з наступного бюджетного періоду.

Згідно з пунктом 10.16 розділу X Порядку № 1588 пакет документів включає:

реєстраційну частину облікової справи платника податків (з описом) за весь період існування платника податків;

звітну частину облікової справи платника податків (з описом), укомплектовану податковими деклараціями (звітами, розрахунками), іншими документами справи, строк зберігання яких не сплив;

дані про контрольно-перевірочну роботу (в тому числі реєстр складених контролюючим органом актів (довідок) перевірок із зазначенням в реєстрі дати та номера акта перевірки, виду перевірки, перевіреного періоду, структурного підрозділу, що здійснював перевірку, місця та строку зберігання матеріалів перевірки);

документи щодо заходів із забезпечення погашення податкового боргу, якщо платник податків має податковий борг (за винятком податкового боргу з платежів за місцем розташування (реєстрації) рухомого та нерухомого майна, об’єктів оподаткування або об’єктів, які пов’язані з оподаткуванням, або через які провадиться діяльність);

інформацію щодо адміністративного або судового оскарження сум грошових зобов’язань та судових справ між контролюючими органами і платником податків за останні три роки.

Перелік документів, що надсилаються, зазначається у супровідному листі. Документи надсилаються поштовим відправленням з оголошеною цінністю з описом вкладення та з рекомендованим повідомленням про їх вручення або доставляються нарочно працівником контролюючого органу та передаються під підпис до підрозділу, відповідального за організацію документообігу контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання) платника податків. Документи не можуть бути передані безпосередньо через платника податків чи інших третіх осіб (пункт 10.17 розділу X Порядку № 1588).

У разі неможливості складання або надання документа, передбаченого нормативно-правовими актами, у зв’язку зі зміною місцезнаходження (місця проживання) платника податків формується довідка у довільній формі про неможливість складання або надання такого документа. Довідка долучається до супровідного листа, що передається до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання) платника податків (пункт 10.18 розділу X Порядку № 1588).

Якщо стосовно платника податків не формувались реєстраційна частина у період його діяльності та/або звітна частина за останні три роки з причини того, що документи, які включаються до таких частин, у відповідному періоді були отримані контролюючими органами у порядку інформаційної взаємодії або від платника податків в електронному вигляді, про це зазначається у супровідному листі і реєстраційна та/або звітна частини облікової справи не передаються до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання) (пункт 10.19 розділу X Порядку № 1588).

Пунктом 10.20 розділу X Порядку № 1588 визначено, що якщо в контролюючому органі за попереднім місцезнаходженням (місцем проживання) продовжується адміністрування податків, зборів у випадках, визначених у пункті 10.14 розділу X Порядку № 1588, то такий контролюючий орган може залишити у себе оригінали документів, необхідних для відповідних процедур адміністрування, а до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання) передати їх засвідчені копії.

Після завершення відповідних процедур адміністрування до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання) передаються оригінали документів, що залишались у контролюючому органі за попереднім місцезнаходженням (місцем проживання), інформація та документи за результатами таких процедур, передача яких передбачена розділом X Порядку № 1588.

Згідно з пунктом 10.21 розділу X Порядку у контролюючому органі за попереднім місцезнаходженням (місцем проживання) зберігаються протягом трьох років з моменту зняття з обліку такі документи:

копії супровідних листів та описи облікових справ (якщо такі передавались);

документ (повідомлення) про вручення (доставку) облікової справи та документів платника податків до контролюючого органу за новим місцезнаходженням (місцем проживання).