Яким чином ФОП здійснюють видачу готівки на відрядження працівникам?

Головне управління ДПС у Запорізькій області, опубліковано 26 лютого 2025 о 10:35 Розділ: Новини

Статтею 51 Цивільного кодексу України визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.

Відповідно до пункту 26 розділу ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення № 148) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.

Водночас, абзацом четвертим пункту 39 розділу IV Положення № 148 передбачено, що фізичні особи-підприємці касової книги не ведуть.

Пунктом 11 розділу ІІ Положення № 148 передбачено, що оприбуткування та облік фізичними особами-підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України.

Пунктом 177.10 статті 177 ПКУ визначено, що фізичні особи-підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.

Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами-підприємцями на загальній системі оподаткування та Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами- підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261.

Згідно з абзацом першим пункту 296.1 статті 296 ПКУ фізичні особи- підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.

Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами-підприємцями – платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість та порядок її ведення затверджені наказом Міністерства фінансів України від 30.11.2022 № 405.

Згідно з частиною другою статті 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:

– назву документа (форми);

– дату складання;

– назву підприємства, від імені якого складено документ; 

–зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;

– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;

– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.

Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт встановлено нормами пункту 170.9 статті 170 ПКУ та пунктами 19, 20 розділу ІІ Положення № 148.

Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» у строки, визначені підпунктом 170.9.3 пункту 170.9 статті 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») (підпункт 170.9.4 пункту 170.9 статті 170 ПКУ).

Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат (пункт 17 розділу І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59).

Враховуючи викладене, фізичним особам-підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог частини другої статті 9 Закону № 996.

Більше інформації: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=42500