Хто накладає кваліфікований електронний підпис при реєстрації податкових накладних у разі звільнення особи, уповноваженої підписувати податкові накладні?

У разі звільнення особи, уповноваженої підписувати податкові накладні/розрахунки коригування до податкових накладних, реєстрація податкових накладних та/або розрахунків коригування здійснюється з накладенням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера).

Реєстрація податкових накладних в Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог ПКУ та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 29 грудня 2010 року № 1246 (зі змінами).

Згідно положень пункту 5 Порядку № 1246 податкові накладні приймаються до ЄРПН у разі дотримання вимог установлених пунктом 192.1 статті 192, пунктом 200 прим. 1.3, 200 прим. 1.9 статті 200 прим. 1 та пунктом 201.1, 201.10 і 201.16 статті 201 ПКУ, а також з урахуванням Законів України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги", "Про електронні документи та електронний документообіг" та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 06.06.2017 № 557, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 03.08.2017 № 959/30827 (зі змінами).

Статтею 201 ПКУ визначено, що на дату виникнення податкових зобов'язань платник податку зобов'язаний скласти податкову накладну в електронній формі з використанням кваліфікованого електронного підпису або удосконаленого електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису, уповноваженої платником особи відповідно до вимог Закону України "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги" та зареєструвати її в ЄРПН у встановлений ПКУ термін.

Правила складання податкової накладної та/або розрахунків коригування регулюються статтею 201 Кодексу та регламентуються Порядком заповнення податкової накладної, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 31.12.2015 № 1307, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 26.01.2016 за № 137/28267 (зі змінами).

Згідно з пунктом 20 Порядку № 1307 усі податкові накладні скріплюються кваліфікованими електронними підписами посадових осіб платника податку та кваліфікованим електронним підписом (за наявності), що є аналогом відбитка печатки постачальника (продавця). 

Вимоги щодо накладення кваліфікованого електронного підпису, у тому числі щодо делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платника податку визначені пунктом 10 Порядку № 1246.

Так, для делегування права підпису податкової накладної та/або розрахунку коригування іншій посадовій особі платник податку повідомляє про таку особу, в тому числі дані кваліфікованого сертифіката відкритого ключа зазначеної особи, відповідний орган ДПС відповідно до Порядку № 557. 

Згідно з пунктом 3 та 4 розділу ІІІ Порядку № 557 для надання права підпису електронних документів іншим особам, яким делеговано право підпису, платник повідомляє про таких осіб контролюючий орган, на обліку в якому перебуває платник, шляхом направлення за визначеною Порядком № 557 формою в електронному вигляді повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису, до якого вноситься інформація про підписувача (підписувачів), якому (яким) надається право підпису електронних документів.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг" та "Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги".

Пунктом 2 Порядку № 1246 визначено, зокрема, що податкова накладна – електронний документ, який складається платником ПДВ відповідно до вимог ПКУ в електронній формі у затвердженому в установленому порядку форматі (стандарті) та надсилається для реєстрації.

Відповідно до статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг" для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.

До ЄРПН приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:

кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;

кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем (пункт 10 Порядку № 1246).

Після надходження податкової накладної та/або розрахунку коригування до ДПС в автоматизованому режимі здійснюється їх розшифрування та проводяться перевірки, у тому числі чинності кваліфікованого електронного підпису, порядку його накладення та наявності права підписання посадовою особою платника податків такої податкової накладної та/або розрахунку коригування (пункт 12 Порядку № 1246).

Перевірка набуття права складання та підписання податкової накладної відповідальними особами підприємства здійснюється на підставі отриманих даних про: 

керівника підприємства відповідно до даних Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб – підприємців та громадських формувань;

головного бухгалтера відповідно до поданої до ДПС заяви за формою 

1-ОПП (додаток 5 Порядку обліку платників податків і зборів, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 09.12.2011 № 1588, зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 29.12.2011 за № 1562/20300 (із змінами);

уповноваженої особи відповідно до поданого повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису (за формою визначеною Порядком № 557) яким керівником підприємства уповноважено таку особу на підписання податкової накладної.

У разі надсилання на реєстрацію до ЄРПН посадовою особою податкових накладних, які складені посадовою/уповноваженою особою відповідно до статті 6 Закону України "Про електронні документи та електронний документообіг", податкові накладні приймаються до реєстрації, за умови проходження всіх обов'язкових перевірок визначених пунктом 12 Порядку № 1246.

Більше інформації: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/search/?src=ques