Як в ДПС здійснюється реєстрація вхідної кореспонденції та проставляється відмітка про надходження паперового документа?

Документування управлінської інформації та організація роботи з документами в органах державної влади здійснюється відповідно до вимог, визначених Типовою інструкцією з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну та Типовою інструкцією з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55 «Деякі питання документування управлінської діяльності».

Відповідно до вимог Постанови № 55 Державною податковою службою України розроблено та затверджено Інструкцію з діловодства у Державній податковій службі України (наказ ДПС від 20.12.2019 № 222).

Пунктом 2 Типової інструкції з діловодства в електронній формі визначено, що основною формою провадження діловодства в установах є електронна.

На сьогодні в ДПС функціонує ІТС «Управління документами», в якій здійснюються: централізована реєстрація вхідної, вихідної, внутрішньої кореспонденції, організаційно-розпорядчих та інформаційно-аналітичних документів, а також їх розсилка та постановка на автоматизований контроль виконання усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, у тому числі виконання яких підлягає обов’язковому контролю.

Пунктами 39 та 40 Типової інструкції з діловодства в електронній формі передбачено, що для забезпечення реєстрації документів у електронній та паперовій формах в автоматизованому режимі заповнюється реєстраційно-моніторингова картка, до якої вносяться всі обов’язкові, додаткові та у разі потреби інші реквізити документа відповідно до вимог інструкції з діловодства установи. Реєстраційно-моніторингова картка електронного документа створюється системою електронного документообігу в електронній формі.

Пунктом 41 Типової інструкції з діловодства в електронній формі визначено, що до обов’язкових реквізитів, що вносяться в реєстраційно-моніторингову картку, належать: вид документа, індекс та заголовок електронної справи, кореспондент (установа-відправник), підписувач документа та кваліфікований електронний підпис підписувача або кваліфікована електронна печатка установи-відправника, адресат (перелік установ, яким адресовано документ), вихідні номер та дата (реєстраційні атрибути кореспондента), вхідні номер та дата (реєстраційні атрибути адресата), вихідний номер та дата реєстрації (реєстраційні атрибути установи), короткий зміст документа, структурний підрозділ, відповідальний за виконання завдання та/або підготовку документа в установі із зазначенням його індексу, прізвища, власного імені, номера телефону та службової електронної пошти його керівника, електронні резолюції, відповідальний виконавець (згідно з резолюцією) із зазначенням його прізвища, власного імені, номера телефону та службової електронної пошти, строк та позначка про виконання електронного документа, кількість сторінок супровідного листа та кількість сторінок додатків, посилання на вже зареєстровані документи (історія питання), індикатори стану виконання документа та строки виконання індикаторів.

Відповідно до пункту 45 Типової інструкції з діловодства в електронній формі факсограми та інші електронні документи, що надходять електронною поштою без/з кваліфікованим електронним підписом (кваліфікованою електронною печаткою), реєстрації не підлягають.

Пунктами 48, 49 та 50 Типової інструкції з діловодства в електронній формі передбачено, що реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється реєстратором лише після проведення попереднього розгляду документа. Не допускається проведення подвійної реєстрації електронного документа у системі електронного документообігу. На документ, що надійшов у паперовій формі, після реєстрації шляхом друку наноситься його штрих-код, присвоєний системою електронного документообігу, та створюється фотокопія, яку реєстратор вносить до реєстраційно-моніторингової картки.

Крім того, слід зазначити, що відповідно до пункту 147 Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженою Постановою № 55 доставка документів до установи здійснюється через систему взаємодії, а також може здійснюватися з використанням засобів поштового зв’язку, кур’єрською та фельд’єгерською службою.

Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція у разі наявності підстав, які визнаються обґрунтованими для створення установою документів у паперовій формі, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.

Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.

Вид доставки документів нарочно та проставляння відмітки про отримання документу Постановою № 55 не передбачено. 

Для підтвердження отримання органами ДПС документа суб’єкт господарювання може направити кореспонденцію рекомендованим відправленням відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.

Крім того, платники податків для листування з органами ДПС можуть скористатися Електронним кабінетом платника.

Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою: http://cabinet.tax.gov.ua, а також через офіційний вебпортал ДПС. 

Робота у приватній частині Електронного кабінету здійснюється з використанням кваліфікованого електронного підпису, отриманого у будь-якого Кваліфікованого надавача електронних довірчих послуг. 

За допомогою меню «Листування з ДПС» приватної частини Електронного кабінету платники податків мають можливість надіслати лист (запит, звернення тощо) до відповідного органу ДПС у форматі pdf (обмеження 5 МБ).

Більше інформації: https://zir.tax.gov.ua/main/bz/view/?src=ques&id=34423